Surat Menyurat

Jenis Surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

Ø Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1.    Tidak menggunakan kop surat

2.    Tidak ada nomor surat

3.    Salam pembuka dan penutup bervariasi

4.    Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

5.    Format surat bebas

Ø Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1.     Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2.     Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

3.     Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

4.     Penggunaan ragam bahasa resmi

5.     Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

6.     Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

a)    Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1.     Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

2.     Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

3.     Logo instansi/lembaga

b)   Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

c)    Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

d)   Hal, berupa garis besar isi surat

e)    Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

f)    Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

g)   Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

h)   Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

i)     Penutup surat

Penutup surat, berisi

1.     salam penutup

2.     jabatan

3.     tanda tangan

4.     nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

j)     Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Ø  Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Ø  Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat dinas:

1.     Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2.     Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

3.     Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4.     Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

5.     Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

6.     Format surat tertentu

Ø Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.:

·         Tempat dan tanggal pembuatan surat

·         Nomor surat

·         Lampiran

·         Hal atau perihal

·         Alamat tujuan

·         Salam pembuka

·         Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

1.     paragraf pembuka

2.     isi surat

3.     paragraf penutup

·         Salam penutup

·         Tanda tangan dan nama terang

Surat Elektronik

A.    Pengertian Surat

Surat dalam arti luas adalah informasi tertulis yang dapat digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat.

dalam arti sempit adalah alat untuk menyampaikan berita secara tertulis.

1.    Hal-hal yang disampaikan melalui surat dapat berupa permintaan, pernyataan, pertimbangan, lamaran, penolakan,dsb.

2.    Bagian-bagian Surat

a.    Kepala Surat  : bagian surat yang menunjukan ciri khas suatu badan usaha,perusahaan,atau kantor. Kepala surat (kop surat) terletak di bagian paling atas surat.

b.    Tanggal surat : dimana penulisannya menggunakan huruf untuk bulan, sedangkan untuk tanggal  dan tahun menggunakan angka arab dan tidak boleh disingkat.

c.    Nomor surat : digunakan untuk surat-surat yang sifatnya resmi dan dinas.

d.   Lampiran : sesuatu yang melengkapi sebuah surat yang berisi keterangan berhubungan dengan surat dan diikutsertakan dalam pengiriman.

e.    Perihal/hal surat : bagian surat yang digunakan sebagai petunjuk mengenai masalah pokok surat.

f.     Alamat : meliputi alamat luar pada sampul dan alamat dalam pada surat.

g.    Salam pembuka : bagian surat yang berisi kalimat untuk membuka suatu pembicaraan dalam surat.

h.    Isi surat : pembicaraan inti dalam surat

i.      Salam penutup : bagian surat yang menandakan bahwa surat telah berakhir.

j.      Nama perusahaan/jabatan : dimana nama perusahaan digunakan untuk surat niaga,sedangkan nama jabatan digunakan untuk surat dinas.

k.    Tanda tangan : digunakan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.

l.      Nama terang : nama jelas orang yang betanggung jawab terhadap surat /nama orang yang menandatangani surat.

m.  Nama jabatan/NIP : digunakan dalam surat niaga,sedangkan nip digunakan dalam surat dinas pemerintah.

n.    Tembusan : surat yang dibuat dengan tindasan karbon yang dapat dikirim kepada orang-orang   yang ada hubungan dengan surat tersebut.

o.    Inisial : singkatan nama pengonsep dan pengetik surat tersebut.

3.        Macam-macam surat

ü  Berdasarkan sifatnya

a.       Surat pribadi : adalah surat yang ditulis oleh seseorang isinya menyangkut kepentingan pribadi.

b.      Surat dinas : surat yang dibuat oleh instansi pemerintah/swasta yang isinya berhubungan dengan kedinasan.

c.       Surat sosial : surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.

d.      Surat bisnis/niaga : surat yang dibuat oleh suatu badan usaha/perusahaan yang berisi masalah perdagangan/bisnis/jual beli.

ü  Berdasarkan wujud surat

a.       Surat bersampul : surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat.

b.      Surat memorandum :

-          Memo : catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan  atau sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasanya bersifat formal.

-          Nota : catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan ditujukan kepada bawahan yang  isinya  bersifat formal.

c.    Telegram : surat yang berisi pesan yang relatif singkat yang dikirim menggunakan bantuan pesawat telegram.

d.   Kartu pos : surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm

e.    Warkat pos : surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.

ü Berdasarkan keamanan isinya

a.       Surat biasa : surat yang tidak menimbulkan akibat tertentu apabila isinya diketahui oleh orang lain.

b.      Surat rahasia : surat yang isinya tidak boleh diketahui orang lain. cara pengirimannya                  menggunakan 2 sampul. sampul pertama diberi kode R. sampul kedua ditulis alamat yang dituju.

c.       Surat sangat rahasia : surat yang isinya tidak boleh diketahui orang lain. biasanya berkaitan dengan keamanan suatu negara. cara pengirimannya menggunakan 3 sampul. Sampul pertama dan sampul kedua diberi kode SR, sampul ketiga ditulis alamat yang dituju.

d.      Surat konfidensial : surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang bersangkutan.

ü Berdasarkan banyaknya sasaran yang akan dicapai.

a.    Surat biasa  : surat yang dikirimkan kepada 1 orang,organisasi,atau alamat yang tertulis dalam sampul.

b.    Surat edaran : surat yang ditujukan kepada banyak orang /masyarakat umum.

c.    Surat pengumuman : surat yang ditujukan kepada beberapa orang,instansi,atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu.

ü Berdasarkan proses penyelesaiannya.

a.       Surat sangat segera : surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin.

b.      Surat segera  : surat yang tidak harus dikerjakan /ditanggapi dengan cepat seperti pada surat sangat segera.

c.       Surat biasa : surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/penyelesaian yang secepatnya,tetapi  perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.